职业院校总务管理的概念是指总务工作以质量为中心、以全体总务工作人员的共同参与为基础、目的在于通过本校所有成员及社会受益而达到长期成功的管理方式或途径。
一、职业院校总务管理的特点
1.管理面广且工作量大
总务工作琐细、纷繁、具体,而总务工作者必须及时进行处理,校内各系、各部门都与总务部门有着密切的工作联系。在校外,又与众多的企业商家有着经常往来。因此,总务工作者必须加强学习,不断提高管理水平,改进工作方法,使纷繁的事务条理化,主动做好服务工作。
2.阶段性特点
总务工作的阶段性是从属于教育教学的阶段性,学校教育、教学计划的实施过程显示着阶段性,从上、下学期、寒假、暑假到开学、期中、期末等等。这些不同时期的教育教学活动,都具有不同的特点,总务工作应当根据这些特点来计划安排工作。例如,新学年开始前除了备齐教育、教学、生活等各种物资外,还要根据事业计划调整教学、生活用房;配齐教室桌凳及生活用品。学期结束前,应抓紧时间作好房屋、设备维修计划,清理财产,并适时地按照学校假期活动特点,全面地妥善地安排好房屋、桌凳、照明、生活用品。
3.专业性、技术性强
总务管理的专业有物资、水电、木工、园林、采购等等,这些专业都有各自的技术。如财产管理的检验、记财、储存,水电设施的安全适用,物资规格性能质量鉴别,绿化栽培等等,这些都是技术性强的工作。总务管理人员的技术素质越高,则管理工作成效越好,不懂技术,不尊重技术,势必导致工作成效低劣,甚至造成损失。
二、职业院校总务管理的原则
1.提升政治思想的原则
总务管理人员要进一步加强自身政治和思想素质,提高业务水平,争做一名一职多能的专业型与复合型的人才。做好总务管理人员的思想工作,教育他们热爱本职工作,树立事业性和责任感,对本职工作勤勤恳恳,忠于职守,树立全心全意为教学为师生服务的思想,具有廉洁奉公,任劳任怨、甘当配角、甘做教育战线上的无名小卒的献身精神。还要经常组织工作人员认真学习岗位职责和岗位规范,多开展检查与巡视,进一步增强服务观念,明确服务宗旨。
2.为学校师生服务原则
学校工作以教学为主,这是学校工作长期实践经验的总结,也是学校管理工作的客观规律,是每个学校工作人员所必须严格遵循的重要原则。学校工作以教学为主,这就决定了总务工作必须为教学服务,要贯彻为教学服务的原则为师生服务的原则,要求总务后勤工作尽量想方设法解除师生的后顾之忧,比如为师生创造较好的教学设备、住宿条件,努力办好食堂,提高饭菜质量和服务质量,让师生有更多的时间和精力投入到紧张的教学活动中去。在工作中做到主动、热情、耐心、周到八字方针。
3.勤俭节约,廉洁奉公原则
学校的总务管理工作对全校的教育工作有极大影响,它是学校行政管理的重要组成部分。工作的好坏,直接或间接地要影响学校钱物的管理和使用,比如要负责管理学校全部经费的收、支和物资供应,所以,要始终贯彻勤俭节约、廉洁奉公的原则,做好经费的预算编制等工作,尽量做到少花钱多办事。
三、职业院校总务管理的方法、策略
1.加强教育,提高人员素质和主人翁意识
必须抓好全体总务服务员工的质量教育工作, 加强工的质量意识, 牢固树立质量第一的思想, 促进员工自觉地参加质量管理的各项活动。同时还要不断提高员工的技术素质、管理素质和政治素质, 以适应深入开展全面质量管理的需要。
2.创设制度环境,让制度规范行为
通过制定总务部门各级各类人员的质量责任制, 明确自己在质量责任制中的责任和权限, 各司其职, 密切配合, 形成一个高效、协调、严密的质量管理工作的系统。
3.采取阳光操作,增大透明度
加强总务处内部工作流程管理,严格经办各种申购及手续,增强总务工作的透明度。要加强对基建维修管理力度,严格物资采购管理,实行集中采购,定点采购,采购必须按程序、按权限申报,批准后方可采购,任何人不得随意自行采购,严格公务领用审批制度,严格办公用品出入库登记制度,杜绝公物流失与浪费。
总之,总务管理紧紧围绕学校总体计划的要求,在保障学校教学工作中心的前提下,大力唱响后勤管理主旋律,以为教育教学服务,为师生服务为宗旨,以加强后勤队伍建设为保障,以严格规范财务管理和加强内部审计为重点,以公物管理和环境建设为突破口,全面强化总务后勤工作的规范管理。
(作者单位:山东省滨州技术学院)