就快到年终岁尾，很多单位快要开始整理一年的财务报表、结算一年的盈亏或者统计单位目前的资产状况。这不，某单位的“资产清查”工作即将开始，总务处长老李正在整理各种表册。由于资产清查需要对单位各个部门的数据进行汇总，忙得他不可开交。正巧处员小张刚刚从网上学习了一种新颖的统计方法。他准备借《电脑爱好者》和大家分享一下“资产清查器”的制作。这个资产清查过程需要用到Access 2007，但是其操作却非常简单清楚，所以不熟悉这个软件的读者不要望而却步呦。闲言少叙，我们马上就开始吧！
Access 2007模板拿过来
打开Access 2007窗口，选中左侧“模板类型”下的“本地模板”，再选中窗口中的“资产”。在“文件名”下方的输入栏中键入要建立的数据库名称（见图1）。然后单击“浏览”，打开对话框选择模板要保存的位置，“确定”后再单击下方的“创建”按钮，就可以打开Access 2007看到我们要建立的“资产列表”了。
建立电子邮件数据表单
单击面板上方的“通过电子邮件收集数据”按钮（见图2），打开对话框单击“下一步”，选择将要发送给各部门填写的表单类型。这里的前提是单位统一安装了Outlook 2007，所以选择“HTML表单”比较方便。如果您选择的是“Microsoft Office InfoPath表单”，那么填写表单的电脑必须同时安装Outlook 2007和InfoPath 2007，这样可能增加了成本也增添了麻烦。
选择“HTML表单”之后单击“下一步”，开始指定要包含在电子邮件中的数据字段。选中“表中的字段”下的某个字段（见图3），单击“>”将其放入“要包含在电子邮件中的字段”，单击“>>”可以把“表中的字段”全部移到右边。另外，对话框右边的字段名称可以根据需要修改。例如将其中的“项目”修改为“设备名称”时，只需在“要包含在电子邮件中的字段”下选中“项目”，就可以在“要在电子邮件中的字段前显示的标签”里修改了。
自动添加电邮数据
单击第2步中对话框上的“下一步”按钮，选中对话框中的“自动处理答复并将数据添加到‘资产’”（“资产”是表的名称）。必要时可以单击“设置属性以控制答复的自动处理过程”，打开“使用电子邮件收集数据选项”对话框选中需要的复选项（见图4）。
电邮派发清查任务
以上操作完成后单击“下一步”按钮，就可以在对话框中指定电子邮件收件人了：第一种方法可以在Outlook中直接输入电子邮件地址，第二种方法需要事先在数据库字段中输入电子邮件地址。
选中“在Microsoft Office Outlook中输入电子邮件地址”单击“下一步”，根据需要在对话框中修改邮件主题和简介。完成之后单击“下一步”再单击“创建”，就可以看到邮件界面。在“收件人”里输入资产清查负责人的电子邮件地址，单击“发送”就可以了。
资产清查回复电邮
各部门负责资产清查负责人收到邮件以后，只需打开Outlook 2007“收件箱”，右击邮件选择快捷菜单中的“答复”，就可以打开邮件按提示填写表单了。其中涉及文本、日期、数值等多种数据，填写时请务必仔细阅读邮件中的说明，从而保证收集的数据准确无误。一个部门管理或使用的资产可能会很多，第一份邮件中的表单填写完成后，单击左上的“发送”按钮回复给总务处（见图5），然后再重复上面的操作填写第二、第三份。也可以将填写好的表单保存为“草稿”，待全部填写完成后再发送。
Access自动收集电邮数据
待各部门回复邮件之后，只需打开总务处的Outlook 2007接收邮件，所有数据邮件就会放入“收件箱”的“Access数据收集答复”文件夹，其中的数据会自动添加到“资产”数据库。此后打开数据库，就可以使用表和窗体查看数据或者将表中的数据复制到Excel。
小提示
电邮收集数据是Access 2007的新功能，数据库无须连网就可以远程采集数据，在学校收集学生个人信息，经销商汇总客户信息等领域具有广泛用途。