谷歌全球近 10 萬名员工分布在 50 多个国家和地区的 150 多个城市，高达2/5的谷歌团队是在不同地点工作的员工，由于这些人大多无法在同一场所工作，可能会影响团队成员的幸福感与工作表现，谷歌人力创新实验室经理 Veronica Gilrane 希望了解这种分布式工作模式对员工的影响，经过两年调查，提出三种改善协作成效的关键影响力。
谷歌帝国遍布世界各地，因此高度仰赖视讯会议，但视讯会议免不了面对繁重的协调与作业程序，像是技术障碍或会议室预定时间等后勤工作，因此谷歌想知道这类远距合作方式如何才能与面对面工作一样达到最大成效。Gilrane 针对 5600 名员工调查，并对焦点小组进行大约 100 次调查，测量分布式团队的幸福感、表现、连接性等等，提出让分布式团队成员在三大指标保持一致的三个建议。
结果令人意外，首要关键影响力居然是在正式开会之前鼓励闲聊。Gilrane 强调在虚拟会议中，以人为基础相互了解的重要性，因为视讯会议的参与人不在同一个办公室，平常不容易有互动机会，无法进一步了解同事的工作计划与想法，很多人为了节省时间，视讯会议时通常会直接进入议程，但 Gilrane 建议可以用开放式问题破题，譬如问问大家周末做了什么。
不要以为这种谈话毫无意义，这可以帮助不同地点的员工保持联系，Gilrane 表示，他们发现领导跨时区团队的主管，如果在会议正式开始前主导类似的闲聊，对了解不同员工、提升虚拟会议的成效都有很大影响。
其次是不要绑死定期会议的时间。谷歌有高达 30% 的会议涉及两个或更多时区的员工，且各地有很大时差，譬如亚洲的员工经常得熬夜，或在很早的时间起床与美国同事开会，如果团队需要定期召开会议，Gilrane 建议可以轮流，不要总是让同一个人熬夜到半夜或睡眼惺忪地起床。
最后一件要注意的环节是让自己有参与感。大多数人都以为当自己不说话时要把计算机调成静音以减少背景噪音，如果正在吃东西或身后发生分散注意力的事时，有些人会选择关闭相机，以为这是一种视讯会议的基本礼貌。但是Gilrane 认为如果参与者的视讯和麦克风始终静音，就算你有参与会议，其他人就无法看到或听到你的存在，Gilrane 建议视讯会议参与者应该加倍努力来强化存在感。
首先要取消麦克风静音，试着以各种方法来回应对其他人的想法，例如，发出嗯嗯声，或表达这主意不错之类的短语，还要考虑肢体语言，反映高度参与感，譬如当你同意一个观点时请点头，且坐姿也要注意，尽量坐直，表示你正在倾听，基本上与面对面开会时道理相同，Gilrane 也提醒进行视讯会议时尽量不要用笔电，如果你一直在盯着笔电，就代表你没有注意在听。只要做到以上三点，即使不在同一地点工作，也能像一起工作，与团队在同一阵线。（摘自台湾《商业周刊》）（编辑/诺伊克）