浅析高职高专院校固定资产管理创新

【摘要】高职高专院校作为我国高等教育体系中的重要组成部分,目前规模不断发展,办学条件也不断完善,固定资产数量急增,为提高固定资产的资源配置,利用好现有资产,提高固定资产使用效益,保障学校的长远发展,为了更好地服务于教学和师生,固定资产管理创新势在必行。

一、目前高校固定资产管理的现状和问题的症结

1、资产使用效率低下,管理体系过于粗放。决策失误是资产闲置的最大浪费。学校使用部门申请购买教学仪器设备、专用设备之前,缺乏可行性论证,往往造成以购买的固定资产不能满足教学需求。有些使用部门有着多占多用的想法,致使大量的设备闲置,不能正常发挥作用,甚至在全新状态下报废,资金以设备形式固化,失去流动性。个别资产使用部门对固定资产从购置、领用、调出、调入到出租、出借等各环节,处理非常随意,也不履行任何手续,存在人人都在管理使用、人人都没有负责的问题。完善管理体制,建设资源共享的平台已经是刻不容缓。同时,学校固定资产,一般实行分级管理,使用部门之缺乏沟通和协调,致使公共固定资产无法共享。

2、固定资产管理软件不完善

目前学校已经使用固定资产的管理软件都是单机版,第一管理部门缺乏与使用部门的沟通,在使用前又缺少固定资产的管理经验,不能很好地履行管理程序,使软件只偏重于设备仪器,而对于其他如建筑、图书馆、塑胶跑道、实验室等固定资产,就连录入都不容易,造成无法反映学校固定资产的全貌。在使用一些软件之后发现,其确实有很多需要改进的地方,这才能保障数据的真实性、完整性、规范性,有利于优化资源配置。设备的购置和管理缺乏完整性和有效联系,不利于资源的优化配置和科学管理原则。

3、固定资产管理体系中普遍存在资产账目不健全,账账、账实不符,人员业务素质不够

资产使用部门与管理部门和财务部门缺乏畅通的沟通渠道,久之则形成账账不符,账实不符。管理体系的不健全,导致一些学校管理针对的角度,管理运行的系统有许多不同之处,这样就会在执行过程中出,现资产登记与报账产生一定的时间差,同时业已报废、报损或遗失的资产,未能得到及时有效地清查、核销,很难管理到位。个别资产使用单没有建立固定资产明细账和固定资产条形码:不认真履行固定资产的程序,个别单位固定资产早已不能使用,有的处于闲置,但一直未履行手续。强调客观理由,先斩后奏,白行调换资产,等要核对清查资产时才想起要办理固定产变更手续。资产管理从购置后的验收、登记到交付使用及资产处置各环节工作如何做不清楚,人员业务素质不能满足固定资产管理工作的需要。对固定资产档案管理重视不够,存在资料不全、随意存放的现象。有的资产管理流程设计不科学,给教职工增加了工作负担,有部分校办企业的固定资产也未能纳入登记建账工作范围。还存在因岗位竞聘,资产移交手续不全,未能严格履行管理程序,签字手续不严格,造成账实不符。

4、资产清查困难重重,主体责任意识薄弱

目前高职高专固定资产的急剧增长,一校多区,资产分布广,管理人员有限,很多设备账物混乱,这就造成了一年一度的资产清查难以彻底进行。同时高校经费来源多元化,部分分散采购的固定资产没有及时登记,产生了一定数量的帐外设备。个别附属部门H收白支,游离于学校的管理,处于自我管理状态,资产监管处于失控和无序状态,对清查工作存在不配合的情况。有些部门认为资产都是学校里的,查不查都是与己无关,白查和复核时不认真,部门负责人和资产使用人管理意识淡薄,对清查工作重视程度不一,这给清查工作带来了较多的工作量。

5、资产管理人员流动性大和管理不到位

各资产使用部门的管理人员不稳定,都是兼职人员在做,这种情况不符合固定资产管理的要求,很难保证资产的合理使用和安全完整。校内部门和人员人事变动,包括离退休人员,这都需要对资产进行交接和轉移,管理体系缺乏制度和管理约束,就会导致资产的流失,从而使资产管理陷入混乱。很多部门连最起码的物品领取和归还制度都没有,缺乏对固定资产实物形态的有效管理和监督。一些贵重资产被个人长期无偿占用,国有资产成了个别人的福利家产。

二、新形势下固定资产管理创新的思路

1、要完善学校固定资产管理体制。固定资产管理T作要创新,制度是保障和关键。建立一个统一领导、归口管理、分级负责、管理结合的固定资产管理体制,有效地解决多头管理和责任主体缺位问题,从而实现校内资源有效整合。学校实行两级管理模式,学校总务部门为第一级,各系部和处室(资产使用单位)为第二级。固定资产应由总务处统管,建立学校固定资产总帐和部门财产明细帐。总务处设置专职资产管理员和仓库保管员,依据固定资产的分类做好资产的验收、登记、计帐工作,定期清点工作,报损、报废、销帐工作。

固定资产使用部门,包括实验室、信息中心、图书馆、食堂、行政和系部等部门,指定兼职资产管理员,依据固定资产分类建立部门分类帐册,做好新购置资产的登帐工作,配合总务处资产管理员清点财产,做好报修工作以及报废销帐工作,建立部门财产明细帐。定期清查资产,做到学校帐、部门帐。帐帐相符、帐物相符。保障学校固定资产安全完整合理配置和有效使用,实现由静态管理到动态管理的转变。其管理目标是实现学校固定资产的保值增值。

2、创新资产管理信息化的方式。信息化时代为管理工作走向完善提供了强有力的技术手段,解决传统管理手段的效率低下。要充分利用校园网络资源和专业的资产管理软件,建立健全的资产数据库,实现全方位的动态管理。建议固定资产管理部门,要及时更新单机版为网络版固定资产管理系统,借助这一资产管理系统详细准确地记录每个固定资产从购入、使用到处置的卡片信息,赋予其唯一的识别条形码,对实物资产使用进行全程的跟踪管理,实现对资产从人口、使用到出口各个环节的动态管理。将新增资产按照编号、规格、购置时间、供应商、购入日期、设备现状、领用人、单价、数量、金额、存放地点和使用部门等详细记录进管理软件,并利用其资产新增、查询、调入调出、处置、清查等管理功能,以及多种报表的统计功能。借助校园网联动学校各管理部门,为学校领导提供详细的信息,以便作为决策的依据,实时记录、监控、了解资产的变动,实现管理部门之间,管理部门与使用部门之间资产账目的对账。保证每个部门每年至少一次对账,确保账账相符。

3、创新固定资产购置的管理制度。重视资产购置的计划性,要尽可能地避免盲目性和随意性,购置计划的论证和通过全过程要有明确的管理制度做保障,以做到严格审查,科学配置,慎重申报;通过完善的预算制度,来准确界定资产购置计划的可行性,打破部门利益,避免资产浪费:对于重大设备和工程项目,要充分论证购置的必要性,并形成重大资产购置工作失误的问责机制。要严格固定资产新增与验收控制的要求,固定资产购置,必须经由仓库保管员验收、登记,在核对数量、规格、质量和金额无误后录入资产管理软件。资产管理部门及时出具固定资产验收单,一式三份,一份留存资产管理部门,一份留给财务部门,作为登记固定资产总账和固定资产明细账的依据:一份连同条形码留给使用单位,作为登记固定资产的依据,为对账工作打好基础。另外,要依据相关政策法规,建立健全各资产使用单位内部的其他各项管理制度。

4、创新日常管理细则。固定资产领用、借用、使用、保管、交接等日常管理各环节,要做到手续完整、责任明确、奖罚分明。对非因公损坏或丢失的,由责任人负责修理或赔偿。加大培训力度,提高资产管理人员业务素质。对管理层和资产管理人员进行针对性、适应性的短期培训。着重固定资产的购置、领用、交还、报废审批等管理与核算等方面的培训。部门资产管理员应相对稳定,确因工作原因变动,必须会同学校资产管理员一起办妥财产清点交接手续。

5、建立固定资产清查制度,是为了有效、全面了解资产的现况,根据谁使用谁保管的原则,保证资产有相应的管理责任人。建立每年一次的固定资产清查制度。一级资产管理员负责牵头成立资产清查小组。清查的方法可分为白查和复查两个阶段,首先由资产清查小组提供《资产清查登记表》,组织二级资产管理员和使用人员进行白查,之后资产清查小组对照白查表和实物进行复查。白查和复查阶段的所有清查记录均需装订成册,存档保留。通过定期、全面或局部的固定资产的资产清查,进一步提高管理人员和使用人的资产责任意识,提升使用人和管理者的资产维护观念。在这个过程中,通过对固定资产结构和管理现状分析,防止积压闲置,最终将形成资产的清查报告。以做到物尽其效,优化资源配置。

加强高职高专院校固定资产管理是一项系统工程。需要领导重视,上下齐心协力,不断地追求对固定资产管理体制和运行机制的创新,向本科院校看齐,实现资产管理的科学化、精细化,不断地探索新的思路和管理方法,充分运用现代化管理手段管理和使用固定资产,才能推进固定资产的合理配置,节约和有效利用,實现固定资产的保值增值,更好地长期为学校发展服务。